UNIDAD 3
Marco de gobierno de tecnologías de la información
3.1 Fundamentos para la generación de estrategias de TI
¿Qué es una Estrategia de Tecnología de
Información?
Una Estrategia de TI considera los cambios por los
cuales atraviesa una organización (tanto internos como externos) juntos con las
oportunidades potenciales disponibles a esta. Las oportunidades de TI pueden
incluir formas de usar la tecnología para ganar una ventaja competitiva, para
reducir costos, aumentar ingresos, etc. Las oportunidades de TI se sopesan
contra las fortalezas y debilidades del entorno de TI actual (tanto tecnológico
como organizacional) para establecer la estrategia de TI que se adopta.
Una estrategia de TI despliega las directrices generales que se seguirán, la arquitectura de TI necesaria para alcanzar la estrategia y los proyectos específicos para implementar la arquitectura y las oportunidades de TI. La estrategia también presenta el grado de cambio requerido en la organización de TI (visión de TI, estilo, estructura, capacidades y competencias del recurso humano, habilidades, procesos, etc.) que serán necesarios para lograr la estrategia.
¿Por qué debe una empresa desarrollar una
estrategia de TI? Las razones incluyen:
·
Nuevo
Liderazgo: Un nuevo presidente, Vicepresidente Financiero o Vicepresidente de
información desea contar con un mapa de camino a seguir.
·
Brecha de
Desempeño: Se reconoce, generalmente por parte de la Dirección del negocio, que
el desempeño de la TI requiere mejoramiento.
·
Cambio
Tecnológico: La empresa requiere de una nueva arquitectura para acomodar el
crecimiento de nuevas tecnologías.
·
Cambio
Organizacional: La función de TI requiere un cambio debido a una
reorganización, una fusión o una reducción.
¿Qué es la estrategia?
Procede del mundo militar,
donde generalmente se define como la distribución y aplicación de recursos
militares para cumplir los objetivos de un plan. En la Gestión del Servicio, la
estrategia también debe mantener el vínculo entre políticas y tácticas.
El objetivo de la
Estrategia del Servicio es identificar a la competencia y competir con ella
diferenciándose de los demás y ofreciendo un mejor rendimiento. ITIL menciona
los siguientes elementos básicos para los proveedores de servicios:
· Enfoque
de mercado: Saber dónde y cómo competir.
· Capacidades
distintivas: Crear activos distintivos y rentables, que sean apreciados
por el negocio.
· Estructura
basada en el rendimiento: Posiciones organizativas factibles y
medibles, como considerar que los servicios son un activo estratégico que se
debe mejorar continuamente.
Las cuatro
“P” de la estrategia (según Mintzberg, 1994)
Un proveedor
de servicios que sepa cuáles son sus objetivos de servicio y comprenda los
factores que diferencian sus productos está listo para iniciar el Ciclo de Vida
del Servicio.
·
Perspectiva: Tener una visión y un enfoque
claro.
·
Posición: Adoptar una postura bien definida.
·
Plan: Formarse una idea de cómo debe
desarrollarse la organización.
·
Patrón: Mantener la coherencia de
decisiones y acciones.
1.
Misión y Objetivos
El Ciclo de Vida requiere
especialización y coordinación, algo que es posible gracias a la
retroalimentación y monitorización durante los distintos procesos del ciclo.
2.
Conceptos Básicos
Funcionalidad y garantía
Funcionalidad: Adecuación
a un propósito, permite el aumento de un posible beneficio.
·
Garantía: Permite
la reducción de posibles pérdidas.
La funcionalidad es lo que
el cliente recibe, mientras que la garantía reside en cómo se proporciona.
3.
Activos del
Servicio
Recursos y Capacidades
Los recursos suelen estar
basados en experiencias, requieren mucho conocimiento e información y están
íntimamente relacionados con las personas, sistemas, procesos y tecnologías de
una organización.
Las capacidades se
desarrollan a lo largo de los años.
Tipos de proveedores de servicios
Tipo l: Proveedor interno
de servicios
Están presentes en organizaciones
en las que los departamentos de TI, I+D, marketing o producción determinan la
posición competitiva de la organización, para los cual se requiere un alto
grado de control.
Ventajas de este tipo de
proveedores:
• Líneas de comunicación
cortas: Contacto cercano con el cliente que permite eliminar ciertos riesgos y
costes.
• Orientación al cliente:
Especialización en un conjunto limitado de necesidades de negocio, lo que
posibilita un enfoque muy orientado al cliente.
• Capacidad limitada de decisión:
Capacidad de decisión limitada al responsable de la unidad de negocio.
Desventajas:
• Oportunidades limitadas
de crecimiento: El crecimiento de la organización está vinculado al de la
unidad de negocio.
Competencia:
• Mercado abierto:
Proveedores externos a la unidad de negocio.
Objetivo:
• Contribución al valor:
Consecución de la excelencia funcional y beneficios para la unidad de negocio a
la que pertenecen.
Tipo ll: Unidad de servicios compartidos
(SSU)
Funcionan como finanzas,
TI, recursos humanos y logística no siempre son las principales responsables de
la ventaja competitiva de una organización, por lo que no es necesario
mantenerlas a nivel corporativo.
Ventajas de este tipo de
proveedores:
• Precios más bajos: Los
beneficios colectivos, los acuerdos internos y la contabilidad interna
contribuyen a hacer que los precios sean más bajos que en el caso de
proveedores externos de servicios.
• Más capacidad de
decisión: Es posible tomar decisiones fuera de la unidad de negocio.
• Posibilidad de
estandarización: Es posible desarrollar un estándar que se utilice en varias
unidades de negocio.
• Posibilidad competitiva:
Posibilidad de hacer frente a la competencia.
Desventajas:
• Posibilidad de
sustitución: Los clientes pueden comparar al proveedor con otros proveedores
externos de servicios.
Objetivo:
• Adoptar las Mejores
Prácticas del sector, cultivar el mercado, formular estrategias de negocio,
aumentar la eficacia operativa y desarrollar capacidades propias.
Tipo lll: Proveedor externo
de servicios
Los clientes proceden de
distintos orígenes. Los clientes compiten entre sí y todos tienen acceso a los
mismos activos del proveedor de servicios.
Ventajas de este tipo de
proveedores:
• Más flexibilidad: Mayor
libertad para explotar más oportunidades.
• Precios competitivos: Más
posibilidades de variar los precios.
• Mínimos riesgos de
sistemas: Los riesgos se distribuyen en una red más grande.
Desventajas:
• Mayores riesgos para los
clientes.
• Costes adicionales.
Objetivo:
• Ofrecer a los clientes
flexibilidad y el conocimiento, la experiencia, la escala, el alcance, las
capacidades y los recursos de proveedores externos. Los factores que tienen en
cuenta los clientes a la hora de elegir o cambiar un cierto tipo de proveedor
de servicios son los siguientes:
• Coste de Transacción:
− Coste total de un
proveedor de servicios.
− ¿Se deben mantener las
actividades dentro de la organización (acumulación)?
− ¿Se deben externalizar
las actividades (des acumulación)?
Factores estratégicos
Competencias básicas
Podemos
realizar cualquier acción, incluyendo la Gestión de TI, con o sin estrategia.
La diferencia será que sin estrategia perderemos ventajas en la utilización de
los recursos, desenfocaremos el resultado final e incrementaremos los riesgos.
Tener una visión estratégica en TI es fundamental para el éxito de cualquier
operación de negocios. La Gestión de TI debe de ser liderada por una sólida
estrategia, formulada para apoyar los objetivos de negocio y
anticiparse a los retos que el negocio mismo le impondrá en el futuro.
Una característica de la
Gestión Estratégica de TI es la visión completa de la función de TI. Carecer de
visión completa implica empezar a dejar vacíos en el soporte al negocio. Todos
sabemos que los negocios no van a parar por la carencia de soporte
tecnológico, por lo que al dejar vacíos, estos serán llenados con “soluciones
innovativas” de parte de los usuarios de tecnologías o servicios de TI
proporcionados por terceras personas. Definitivamente, no tener en el radar
todas las funciones de soporte de TI, permite que se generen múltiples
versiones de soporte de TI en las empresas. Es importante entender que tener
visión completa no necesariamente implica tener las soluciones en el presente.
Más bien, implica conocer las necesidades de TI de la organización y el momento
en el que son requeridas y por lo tanto estar listos para esos momentos de
verdad que toca vivir en toda administración de TI.
3.2 Gobierno de tecnologías de la información.
El Gobierno de las TI es el sistema a
través del cual se dirige y controla la utilización de las TI actuales y
futuras. Supone la dirección y evaluación de los planes de utilización de las
TI que den soporte a la organización y la monitorización de dicho uso para
alcanzar lo establecido en los planes de la organización. Incluye las
estrategias y políticas de uso de las TI dentro de la organización.
Sin embargo, su concepto es muy
valioso ya que producto de una correcta implementación de un modelo de gobierno
de TI, habilita a la organización receptora con las herramientas necesarias
para tomar decisiones óptimas respecto a la realización de inversiones en
tecnología considerando la dirección, requerimientos del negocio y su
comportamiento financiero.
Asimismo, otras ventajas importantes
de la implantación de un modelo de Gobierno de TI son: Maximizar el valor
agregado al negocio por parte de las inversiones en TI, y Monitorear y dar
seguimiento de la realización del beneficio inicialmente estimado para dichas
inversiones.
Gobierno de la Tecnología de la Información
Empecemos, ¿Qué es Gobierno Corporativo?.
Es un conjunto de responsabilidades y prácticas
ejercidas por el directorio y gerentes para brindar dirección estratégica,
asegurar el logro de los objetivos del negocio, la gestión adecuada de los
riesgos y verificar la utilización de los recursos de manera responsable.
Según la Organización para la Cooperación y
Desarrollo Económico, “La estructura del gobierno corporativo
especifica la distribución de los derechos y responsabilidades entre los
diferentes participantes de la sociedad, tales como el directorio, los
gerentes, los accionistas y otros agentes económicos que mantengan algún
interés en la empresa. El Gobierno Corporativo también provee la estructura a
través de la cual se establecen los objetivos de la empresa, los medios para
alcanzar estos objetivos, así como la forma de hacer un seguimiento a su
desempeño”
Con ello se espera evitar por ejemplo:
1.
Especulaciones del mercado de
valores sobre todo en negocios basados en el uso efectivo de tecnología de la
información.
2.
Fracasos de gestión de las
políticas de información y comunicación, sentido de la responsabilidad y
subestimación de posibles consecuencias.
3.
Faltas en la forma de decisión del
directorio, comités y estructuras de control.
4.
La aprobación por parte del
directorio de las estrategias corporativas de riesgo propuesto por los gerentes
generales, sin ninguna objeción o crítica.
Entonces, ¿Qué significa Gobierno de la
Tecnología de la Información?
Es la responsabilidad del directorio y gerentes
como parte integral del Gobierno Corporativo, que consiste en brindar
liderazgo, estructura organizacional y procesos, que garanticen que
la Tecnología de la Información de la empresa, sostiene y extiende, las estrategias
y objetivos del negocio.
Por lo expuesto, es evidente que si una corporación
o empresa no está en el camino de desarrollar buenas prácticas de gobierno
corporativo, es muy difícil y complicado que una iniciativa de Gobierno de
Tecnologías de la Información tenga éxito, sobre todo si parte unilateralmente
desde la posición de un Gerente de Tecnologías de la Información o Sistemas.
¿Cómo se inicia el desarrollo de un buen Gobierno de Tecnología de la
Información?
1.
Contar con una visión compartida
que indique claramente que no es un Proyecto (pese a tener que
manejar ciertas partes del mismo como un proyecto), no es un esfuerzo temporal
y tampoco tiene el objetivo de lograr una certificación. Viene a
ser parte de la operación y debe formar parte de los
esfuerzos de mejora continua, buscando un mayor nivel de madurez,
validados por auditoria interna y/o por un ente externo con similar fin.
2.
Utilizar un
marco de referencia, el más conocido es “Control
Objetives for Information and related Technology” (CobiT), enfocado en el
negocio, orientado a los procesos, basado en controles y medible. Los
principales dominios son: Planear y Organizar, Adquirir e Implementar, Entregar
y brindar Soporte, Monitorear y Evaluar.
3.
La experiencia indica que el mejor
camino es realizar un inventario de servicios corporativos de TI y
análisis de riesgos de negocio provenientes del uso de la Tecnología de la
Información que brinda soporte al mismo. Esto permitirá responder a las
siguientes preguntas: ¿Cuánto debemos gastar en TI?, ¿Qué procesos de negocio
deberían priorizar las inversiones de TI?, ¿Qué capacidades de TI necesita una
organización de clase mundial?, ¿Cuan buenos son nuestros servicios de TI y que
es lo que necesitamos realmente?, ¿Que riesgos de privacidad y seguridad
aceptaremos?
4.
La experiencia también indica que
se debe incorporar a grupos de personas como: gerentes de
negocios (gerente general, de finanzas, de TI, de Operaciones), ejecutivos de
TI, líderes por cada unidad de negocio, dueños de procesos y sus delegados y
usuarios finales clave en determinadas actividades. Para todos ellos, se debe
establecer niveles de responsabilidad y decisión.
5.
¿Se imaginan ustedes controlar 34
procesos de CobiT, asegurar gobernabilidad y alineación con los objetivos del
negocio de manera manual?. El desarrollo de las buenas prácticas de Gobierno de
TI, necesariamente involucra el uso de una herramienta (software) diseñada
específicamente para gestionar información relevante de CobiT.
6.
Es imprescindible la participación
de empresas de Consultoría para temas específicos, como lo referente a
capacitación, procesos, herramientas, cultura empresarial, acompañamiento,
entre otros.
Desarrollar Buen Gobierno de TI, tiene inicio y no tiene fin,
la mejora continua es parte preponderante y es posible determinar el grado de
madurez de los proceso involucrados, cuya nivel 5 (máximo) representa
Optimización (constante mejora de los procesos a través de mecanismos eficaces
y automatizados).
Manual
consultarlo en la siguiente pagina:
Referencia:
http://unidadiiivirtual.blogspot.es/1396330030/fundamentos-de-gestion-de-t-i/
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